O Sistema Municipal de Suprimentos – SUPRI, instituído pelo Decreto 31.057/91, foi desenvolvido em 1990, e implantado a partir de 1991 no Departamento de Materiais (DEMAT-4 e DEMAT-13) atualmente Divisão de Gestão de Suprimentos – DGS.
A ferramenta tem como objetivo registrar todos os materiais adquiridos pela Prefeitura de São Paulo bem como a sua movimentação, entradas por empenho; transferência entre almoxarifados; distribuição dos materiais em estoque por meio de requisição automática de materiais; baixa de matérias; doações recebidas ou distribuídas e ajustes necessários para a regularização dos estoques. Além de informações relativas às movimentações por meio de consulta em tela ou por impressão de relatórios.
Os produtos do SUPRI:
- Tabela de Materiais / Bens Patrimoniais / Serviços;
- Módulo de Controle de Estoques
- Módulo de Requisição Automática de Materiais
CUBOS OLAP (Liberação do acesso à ferramenta COBES)
Ferramenta gerencial que possibilita ao próprio usuário gerar relatórios e planilhas gerenciais através do cruzamento de diversos tipos de informações existentes nos vários módulos do Sistema.
Atualmente existem seis cubos: ajustes; compras; fornecimento; movimento geral; quotas; saldo em estoque.
Permite emitir relatórios gerenciais para os Setores de Compras para efetivo controle das aquisições / baixas / movimentações de materiais nas Unidades.
BANCO DE PREÇOS (Liberação de acesso à TELA E: 606)
O SISTEMA SUPRI possui um banco de preços para materiais de consumo, relacionando todos os preços mínimos e máximos registrados nos estoques dos Almoxarifados, estabelecendo a moda e a frequência dos preços mais praticados.
Este banco de preços tem a função de subsidiar as Unidades nos processos de compra, e ainda servir de parâmetro comparativo da “pesquisa de preços”.
APOSTILA DE ACESSO AO BANCO DE PREÇOS
Apostila com o passo a passo para acesso e utilização da Tela E-606.
REGULAMENTAÇÃO DO SISTEMA
Em face da necessidade de adequação do Manual de Procedimentos Para Almoxarifados, instituído pelo Decreto nº 23.403/87 de 06 de fevereiro de 1987, em função da informatização desses procedimentos pelo SUPRI e, pela necessidade de se disciplinar e padronizar os procedimentos relativos à operacionalização do Sistema para os Almoxarifados dele usuários e, no que couber aos demais, foi instituído a Portaria Intersecretarial SF/SMA 01/96, publicada no DOM de 30.01.1996, que estabelece os procedimentos necessários para a utilização do SUPRI no que se refere ao Módulo Controle de Estoques.
SUPORTE AO SISTEMA
O DGS é a divisão responsável pelo gerenciamento do SISTEMA SUPRI, e dá suporte aos seus usuários através de atendimento telefônico ou eletrônico, via e-mail, SEI e Microsoft Teams.
Toda solicitação de cadastramento ao DGS está regulamentada pela Portaria Intersecretarial SF/SMA 01/96, mas, devido à necessidade de informações mais rápidas, também é aceito pedidos via e-mail, de assuntos que não requerem a assinatura dos Titulares das Unidades Orçamentárias.
Normalmente é publicada no Diário Oficial da Cidade a lista de assuntos aceitos via e-mail, além de comunicados das inovações do Sistema como novas telas, novos procedimentos, novas regras etc.
Para dúvidas, esclarecimentos, sugestões, as Unidades poderão utilizar-se do endereço eletrônico do DGS: suprisistemas@prefeitura.sp.gov.br.
REQUISIÇÃO AUTOMÁTICA DE MATERIAIS
A Secretaria Municipal de Gestão, por meio da Divisão de Gestão de Suprimentos – DGS, do Departamento de Gestão de Atas, Serviços e Suprimentos – DGASS, disponibiliza a todas as Unidades da PMSP o módulo de requisição automática de materiais, que tem por finalidade agilizar a execução dos trabalhos do Almoxarifado, a economia gradativa de papel e maior transparência na execução dos procedimentos.
Para as Unidades de Consumo esta ferramenta tem como premissa:
• Eliminar o fluxo de papel
• Evitar rasuras e imprecisões nas solicitações de materiais
• Possibilitar a quem requisita ter parâmetros para as requisições dos materiais e suas quantidades
Para os Almoxarifados esta ferramenta tem como premissa:
• Maior velocidade na emissão da Nota de Distribuição de Materiais
• Menor incidência de erros relativos à digitação e ao fornecimento dos materiais
• Maior economicidade nos gastos de papel
Todas as Unidades da Administração Direta da Prefeitura do Município de São Paulo que utilizam materiais de uso comum já possuem a ferramenta, que tem a proposta de modificar o formato de solicitação de materiais, criando agilidade e eliminando a burocracia entre o Almoxarifado e as Unidades Abastecidas,
MANUAIS DO SISTEMA
O DGS disponibiliza os manuais de utilização referentes aos diversos Módulos do Sistema, facilitando a sua utilização por parte dos usuários, pois além de autoexplicativo, relaciona cada tela dos módulos e dá, passo a passo, a maneira de preenchimento das mesmas. Para solicitação dos manuais a Unidade deverá encaminhar pedido ao e-mail do DGS.
Os manuais são:
- Controle de Estoques
- Requisição Automática Para Distribuição
- Apostila de Preços Praticados de Materiais na PMSP
- Apostila Obtenção de Nome Lógico Não Cadastrado
Legislação:
- Decreto Nº 23.403 de Fevereiro/1987
- Decreto Nº 31.057 de Dezembro/1991
- Portaria Inter secretarial – SMA Nº 1 de Janeiro/1996
PERGUNTAS FREQUENTES:
1 – Como cadastrar operadores no SUPRI?
Os operadores deverão estar liberados para acessar a rede da PMSP e ao Reflection. Com isso, enviar memorando ou ofício para o DGSC, informando nome completos do operador, RF, alocação (código da Unidade), locais com autorização para operar (almoxarifados, unidades de compra), e as telas de acesso. Os expedientes deverão ser assinados pelo Titular da Unidade Orçamentária, conforme dispõe o item 1.5 da Portaria Intersecretarial SF/SMA 01/96.
2 – Como acessar o SUPRI?
Quando o operador acessar a rede da PMSP, acessar o reflection, e no “menu de aplicativos”, digitar a opção correspondente ao IMS3 e teclar.
- Digitar /FOR SJ100601
- Na tela Menu do SUPRI digitar: ADM (60); SUB (00); OPERADOR (RF do operador); PASSWORD (senha do operador); TIPO (A/C/E); OPÇÃO (nº da tela).
3 – Como desativar operadores no SUPRI?
O Titular da Unidade Orçamentária responsável pelo Almoxarifado, deverá enviar expediente solicitando a desativação do operador, indicando o nome e RF completos, e a Unidade a qual ele pertence.
4 – Como obter o nome lógico do operador?
O operador consegue com a sua Assessoria de Informática, ou diretamente pelo Sistema, acessando o aplicativo IMS3, e após digitar /FOR PRODAM. Os dados (nome lógico e código da unidade) deverão ser encaminhados para o DGSC por memorando, assinados pela chefia do referido operador, para que seja incluído no SUPRI.
5 – Como cadastrar a senha do operador no SUPRI?
A senha é pessoal e intransferível. Somente o próprio operador poderá cadastrar a sua senha.
- Estando na tela menu do SUPRI, digitar: ADM (60); SUB (00); OPERADOR (RF do operador); PASSWORD (deixar em branco); TIPO (A); OPÇÃO (002);
- Estando na tela A-002 – Atualização de Operadores, digitar: CÓDIGO DE ATUALIZAÇÃO (A); OPERADOR (RF completo); PASSWORD (digitar senha com até 08 dígitos alfanuméricos); digitar no campo motivo cadastramento de senha; teclar.
6 – Como recuperar a senha do operador no SUPRI?
O DGSC não tem acesso a nenhuma senha cadastrada no SUPRI. Portanto, a Unidade deverá enviar memorando ou ofício ao DGSC, solicitando recuperação da senha, informando o nome completo do operador, RF, código do Almoxarifado.
Obs: A recuperação da senha da rede e do reflection deverá ser requerida diretamente à Assessoria de Informática de cada Unidade.
7 – Como cadastrar almoxarifados no SUPRI?
Atender o Subitem 1.1.1 da Portaria Intersecretarial SF/SMA 01/96, ou seja, a Unidade Orçamentária encaminha solicitação formal a SF/DECON, para a criação do Almoxarifado no Plano de Contas da PMSP, e após SF/DECON encaminha para o DGSC, para a criação no SUPRI.
8 – Como desativar os almoxarifados no SUPRI?
Atender os Itens 1.2 e 1.3 da Portaria Intersecretarial SF/SMA 01/96, ou seja, a Unidade Orçamentária encaminha solicitação formal a SF/DECON, para a desativação do Almoxarifado no Plano de Contas da PMSP, desde que o mesmo esteja com os saldos físicos/financeiros zerados, e após SF/DECON encaminha para o DGSC, para a desativação no SUPRI.
9 – Como cadastrar as unidades de consumo no SUPRI?
Atender o Item 1.4 da Portaria Intersecretarial SF/SMA 01/96, ou seja, a Unidade Orçamentária encaminha ao DGSC as informações cadastrais relativas à Unidade de Consumo a ser cadastrada (nome do responsável, denominação da Unidade, endereço, CEP e telefone).
10 – Como desativar as unidades de consumo no SUPRI?
Atender o Item 1.4 da Portaria Intersecretarial SF/SMA 01/96, ou seja, a Unidade Orçamentária encaminha ao DGSC o código das Unidades de Consumo a serem desativadas no SUPRI.
11 – Como iniciar o almoxarifado no SUPRI (cadastramento inicial)?
O operador deverá incluir um empenho na tela A-045 ou receber uma transferência pela tela A-048 para iniciar o Almoxarifado no Sistema.
12 – Como cadastrar impressoras no SUPRI?
A Unidade deverá solicitar à Assessoria de Informática o LTERM da impressora. Em posse deste dado, solicitar ao DGSC por e-mail o cadastramento da impressora no SUPRI, informando o código da Unidade e o LTERM da impressora.
13 – Como alterar os dados cadastrais das unidades no SUPRI?
Atender o Item 1.4 da Portaria Intersecretarial SF/SMA 01/96, ou seja, a Unidade Orçamentária encaminha ao DGSC o código das Unidades a serem alteradas no SUPRI, informando quais dados deverão ser alterados.
14 – Quando uma unidade já foi desativada no SUPRI, a mesma pode ser reativada?
Sim, desde que o Titular da Unidade Orçamentária encaminhe memorando ou ofício ao DGSC, informando o código do Almoxarifado ou Unidade de Consumo a ser reativada, com todos os dados atualizados.
15 – Como saber se o material já está cadastrado no SUPRI?
Consultar a tela C-346 – Pesquisa Fonética de Materiais, informando a descrição do material, e no campo PESQUISAR informar se deseja consultar “Bens e Consumo, Bem Patrimonial para Compra, Bem Patrimonial Adquirido, Serviços”. Não é necessário preencher o código do Almoxarifado, pois desta forma a pesquisa é feita em todo o banco de dados da codificação. Caso a Unidade preencha o código do Almoxarifado, o Sistema irá pesquisar os itens que estão registrados no seu estoque. Não preencher o código da impressora, para que a consulta seja feita em tela, de maneira mais rápida. No caso da necessidade de pesquisar peças de veículos, pode-se utilizar a tela C-348 – Pesquisa Código Fabricante x Código SUPRI.
16 – Como proceder a caso o material não esteja cadastrado?
Caso o código não esteja cadastrado, enviar memorando ou ofício ao DGSC apontando a descrição completa do material, anexando a cópia da nota fiscal do fornecedor, nota de empenho e seu anexo.
17 – Existe procedimento específico para codificação de materiais da saúde?
Sim. A Unidade deverá enviar expediente a SMS/CPM – GRUPO TÉCNICO, para que esse verifique a classificação correta do material, pré-codifique, e envie ao DGSC para a codificação e cadastramento no SUPRI.
18 – Existe procedimento específico para codificação de materiais recondicionados, usados ou específicos de uma determinada Secretaria ou Prefeitura Regional?
Sim. A Unidade deverá enviar memorando ou ofício ao DGSC apontando a descrição completa do material, informando que o mesmo é usado, recondicionado ou específico de determinada Secretaria ou Prefeitura Regional.
Deverá informar o código SUPRI do material novo, pois será adotada a mesma descrição para a codificação do material usado ou recondicionado, alterando o seu status (52 – recondicionado), (53 – usado) ou (11 – específico).
19 – Como saber se um material é consumo ou patrimônio?
A Unidade deverá verificar junto ao seu Setor de Contabilidade, no momento da emissão do empenho. Caso tenha divergências, a Unidade deverá solicitar informação à SF/CONT-12.
20 – Quando o código do material estiver suspenso, o que fazer?
Quando o código estiver suspenso, a Unidade deverá entrar em contato com o DGSC, para verificação do ocorrido. Geralmente é feita a suspensão do item por estar fora dos padrões de mercado, obsoleto pelo tempo decorrido, ou ainda por erro de classificação. Caso a Unidade necessite, utilizar o referido código, deverá comprovar que o mesmo ainda está em condições de ser usado, ou que está nos padrões de mercado.
21 – Quando o código do material estiver desativado, o que fazer?
Para materiais desativados, a Unidade deverá primeiramente verificar se a desativação foi no próprio Almoxarifado, ou se foi na PMSP como um todo.
Caso seja no Almoxarifado, a Unidade poderá reativá-lo utilizando a tela A-042 – ATUALIZAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS DO MATERIAL, preenchendo o código do Almoxarifado, código do material e “R” de reativar.
22 – Como cadastrar um empenho no SUPRI? E se a unidade orçamentária não estiver correta?
A Unidade deverá cadastrar o empenho na tela A-045 – Registro da Compras Efetuadas, verificando sempre o ÓRGÃO/UNIDADE correspondente à sua Unidade. Lembrando que o SUPRI só aceita cadastro de empenhos para a mesma dotação orçamentária da Unidade.
23 – Quando do cadastro do empenho, o sistema informar “empenho não cadastrado no sistema seo”, como proceder?
Pela integração parcial do SISTEMA SUPRI com o SISTEMA NOVOSEO, a informação tem uma defasagem de 1 (um) dia. Portanto a Unidade deverá verificar a data de emissão do empenho, e acrescentar 1 dia, para depois cadastrá-lo no SUPRI.
Caso este prazo já tenha vencido, a Unidade deverá entrar em contato com o DGSC.
24 – Como cadastrar materiais no almoxarifado?
A Unidade deverá acessar a tela A-046 – Entrada de Materiais, informando o CÓDIGO DO ALMOXARIFADO; NÚMERO DO EMPENHO; CNPJ DO FORNECEDOR; NOTA FISCAL; CÓDIGO DO MATERIAL; QUANTIDADE; VALOR TOTAL DO MATERIAL.
25 – Como efetuar a distribuição de um material?
A distribuição de materiais ocorre sempre de um Almoxarifado para as suas Unidades de Consumo, ou seja, dentro de uma mesma dotação orçamentária.
Para efetuar a distribuição a Unidade deverá acessar a tela A-047 – Distribuição de Materiais e preencher corretamente todos os campos pertinentes.
26 – Como efetuar uma transferência de um material?
A transferência de materiais ocorre sempre de um Almoxarifado para outro Almoxarifado, de dotações orçamentárias diferentes.
Para efetuar a transferência a Unidade deverá acessar a tela A-048 – Transferência Para e preencher corretamente todos os campos pertinentes.
Não existe distribuição de materiais de Almoxarifado para Almoxarifado.
27 – Como corrigir entradas incorretas no almoxarifado?
As entradas de materiais por empenho, efetuadas de maneira incorreta, cadastrados pela tela A-046, deverão obrigatoriamente ser corrigidas pela tela A 064 – Ajuste de Lançamento de Materiais no Empenho.
Caso a entrada tenha sido feita por doação, devolução sem nota ou transferência, as correções deverão ser feitas pela tela A-044 – Ajuste de Lançamento.
28 – Como cancelar notas de distribuição ou transferência?
A notas deverão ser canceladas pela tela E-605 – Reemissão / Cancelamento. Caso a nota de transferência já tenha sido recebida pelo Almoxarifado recebedor, o cancelamento não é permitido.
29 – Como corrigir os estoques dos almoxarifados que possuem saldos físicos / financeiros incorretos?
A Unidade deverá acessar a tela A-044 – Ajuste de Lançamento, para fazer as correções acrescentando ou diminuindo os valores dos estoques, dependendo da sua necessidade.
Após o ajuste efetuado, o responsável deverá informar no Processo de Ocorrências do SUPRI a ocorrência que provocou o ajuste nos estoques.
30 – Como efetuar a baixa de material no SUPRI?
A Unidade deverá, antes da baixa, publicar no D.O.M a relação de materiais a serem baixados, para verificar se alguma Unidade tem interesse, estipulando um prazo para retorno. Caso não haja interesse a Unidade deverá autuar um processo específico para a baixa, especificando se a baixa é por desuso ou imprestabilidade.
Após a autorização expressa da Chefia responsável é que o operador emitirá as notas de baixa no SUPRI, na tela A-052 – Baixa por Desuso / Imprestabilidade. O material deverá ser enviado ao DGSC – Seção de Bens Inservíveis, conforme legislação específica de baixa.
31 – Quais os procedimentos necessários para o fechamento do almoxarifado para inventário semestral?
O Inventário Semestral ocorre sempre em junho e dezembro do ano corrente. Todos os Almoxarifados da PMSP devem paralisar seus trabalhos dentro dos períodos de 15 a 30 de junho e 15 de 15 a 31 de dezembro.
Durante a paralisação os Almoxarifados não poderão efetuar nenhuma movimentação, a não ser o ajuste de Inventário. Estarão também liberadas as telas de consulta e emissão de relatórios.
O responsável pelo Almoxarifado deverá acessar a tela A-116 – Suspensão do Almoxarifado Para Inventário Semestral e suspender o mesmo para realização do inventário.
32 – Como efetuar ajustes nos materiais, quando o almoxarifado está suspenso para inventário semestral?
Na necessidade de efetuar ajustes, por verificação de erros físicos/financeiros nos estoques, o responsável deverá acionar a tela A-115 – Ajuste de Inventário Semestral, digitando código do Almoxarifado; número do processo de ocorrências do SUPRI; código do material que apresentar divergência na quantidade apontada no SUPRI e aquela apurada na ocasião da contagem do material na prateleira; digitar ainda a quantidade encontrada na contagem do material, no campo SALDO APURADO.
33 – Como utilizar corretamente todas as telas do módulo controle de estoques do SUPRI?
O DGSC disponibiliza para todos os interessados o MANUAL CONTROLE DE ESTOQUES, que esclarece todas as dúvidas referentes ao preenchimento de cada tela, campo a campo, do módulo controle de estoques.
34 – Como proceder no caso do operador necessitar de treinamento do SUPRI?
Caso o operador tenha a necessidade de conhecer o SUPRI, deverá enviar por e mail para o DGSC, solicitando treinamento do(s) módulo(s) que compõem o Sistema, informando o nome completo e RF do operador e a Unidade a qual ele pertence. O DGSC agendará um dia para a apresentação das telas de cada módulo, de acordo com a necessidade, e informará a Unidade interessada, do dia e horário da realização da apresentação.
